Nouveautés
v7.3.0
Recherche
La recherche a été complétement revue dans cette nouvelle version. Un nouveau design est disponible ainsi que de nouvelles fonctionnalités. Plus d’informations ici.
Prévisualisateur d’e-mails
Un nouveau lecteur d’e-mails permet désormais de visualiser directement, depuis la plateforme GED, les messages archivés. Il offre également la possibilité d’afficher les pièces jointes associées et de les télécharger. Plus d’informations ici.
Améliorations
v7.3.1
Recherche – Affichage des métadonnées de type tableau
Les métadonnées de type tableau sont désormais accessibles depuis la grille de résultats du nouvel écran de recherche. Un indicateur permet de visualiser rapidement le nombre de lignes associées, et un accès direct ouvre une vue détaillée en lecture seule dans une fenêtre dédiée.
ESC – Sécurisation de la création d’un espace
La création d’un Espace Sécurisé de Conservation est désormais encadrée afin de garantir son bon fonctionnement. Il n’est plus possible de créer un espace avec un gestionnaire ne disposant pas des droits essentiels, évitant ainsi les situations où celui-ci ne peut pas accéder à son propre espace.
Les permissions nécessaires sont désormais automatiquement appliquées lors de la création, assurant une configuration fiable dès le départ.
Centre d’aide – Amélioration du comportement du bouton dans Portal
Le bouton « Centre d’aide » a été amélioré afin d’optimiser l’expérience utilisateur. Désormais, le guide s’ouvre dans un nouvel onglet, permettant à l’utilisateur de conserver sa navigation en cours dans Portal.
v7.3.0
Zone de classement : Transférer un document
Il est désormais possible de transférer un document de sa zone de classement vers celle d’un autre utilisateur, individuellement ou par lot. Cette action est disponible pour tous les utilisateurs ayant accès à la zone de classement. Le transfert est autorisé vers un seul destinataire à la fois.
Zone de classement : Métadonnées Dates
Le composant Date affiche désormais les jours des mois précédant et suivant, comme dans les versions précédentes, afin de conserver un affichage complet et intuitif pour les utilisateurs.
Zone de classement : amélioration des performances
Optimisation des traitements liés aux chargement des listes et sous-listes volumineuses ainsi celles basées sur l’exécution de requêtes SQL personnalisées.
Désactivation des utilisateurs
La désactivation manuelle d’un utilisateur est désormais toujours possible, même s’il est utilisé dans certaines fonctionnalités de la plateforme documentaire (ex. gestionnaire d’ESC, tâches de workflow). Les messages d’erreur bloquants ont été remplacés par des messages de confirmation, pour simplifier la gestion des utilisateurs par l’Administrateur.
Espacé Sécurisé de Conservation : Transférer le gestionnaire
La nouvelle action “Transférer mon ESC” permet au gestionnaire d’un ESC de transférer celui-ci à un autre utilisateur depuis l’interface de Portal, par exemple en cas de départ d’un collaborateur. Cette action est visible uniquement pour le gestionnaire, limitée aux ESC, et nécessite la saisie du mot de passe pour des raisons de sécurité. Le transfert met à jour les permissions du nouveau gestionnaire et est journalisé pour garantir la traçabilité.
À noter : cette action ne s’applique pas au coffre-fort électronique NF203.
Tâches à traiter : Réaffectation d’une tâche déléguée
Une nouvelle action “Me réaffecter la tâche déléguée” permet à un utilisateur de reprendre directement une tâche qu’il avait déléguée, même en cas de délégation multiple. Cette action est visible uniquement sur les tâches ayant été déléguées et permet de réaffecter la tâche enfant en cours de manière simple et immédiate.
Corrections de dysfonctionnements
v7.3.1
Utilisateurs
- Suppression de l’option double authentification par SMS lors de la création d’un utilisateur. Cette option n’étant plus utilisée.
- Un dysfonctionnement pouvait survenir lors de la désactivation d’utilisateurs sans sélection préalable. Un message clair informe désormais l’utilisateur qu’aucun élément n’est sélectionné.
Zone de classement
- Un dysfonctionnement pouvait entraîner l’affichage grisé de l’aperçu d’un document après son transfert depuis la zone de classement vers un utilisateur. Ce problème empêchait la consultation du document malgré un transfert réussi.
Recherche
- Afin d’éviter toute confusion, il n’est plus possible de modifier en lot depuis les résultats de recherche des listes étant associées à une ou plusieurs sous-listes.
- Le dossier Mes documents n’est pas affiché correctement dans la colonne emplacement si son nom a été personnalisé.
- Message d’erreur mal encodé lors du déplacement d’un document déjà existant depuis les résultats de recherche.
- La recherche depuis l’option permettant de rechercher depuis un dossier ne retournait pas les documents avec un utilisateur externe.
- Les valeurs décimales sont incorrectement indexées si saisies avec une virgule.
Dashboard
- Une alerte est désormais affichée aux administrateurs lorsqu’aucun serveur SMTP n’est configuré. Cette notification permet d’identifier rapidement une configuration incomplète pouvant impacter l’envoi d’e-mails et certaines fonctionnalités de la solution.
Partage
- Les documents EML étaient incorrectement ajoutés en pièce jointe de l’email de partage.
Tâches
- Un dysfonctionnement empêchait la validation des tâches lorsque le formulaire contenait un champ de type fichier ou image obligatoire. La valeur de ces champs n’était pas correctement récupérée, ce qui faisait échouer la validation. Ce problème est désormais corrigé.
- Un problème empêchait le chargement des valeurs des sous-listes dans les filtres des tâches. Désormais, les valeurs des sous-listes s’affichent correctement lors de l’utilisation des filtres sur les workflows et les métadonnées associées.
- Un problème empêchait les filtres et tris appliqués dans l’écran « Tâches suivies » d’être conservés lors de l’ouverture de la tâche suivante. Désormais, après validation ou refus d’une tâche, la tâche suivante s’affiche avec les mêmes filtres et tris que ceux sélectionnés précédemment.
Formulaires
- La recherche depuis l’action « Résultats » dans la liste des formulaires ne retournait aucun résultat.
LDAP
- Un problème empêchait l’import d’utilisateurs via LDAP lorsque le SMTP n’était pas configuré. Désormais, l’import fonctionne correctement même sans serveur SMTP, sans générer de message d’erreur.
Configuration générale
- Erreur bloquante lors du passage d’un SMTP personnel vers le SMTP par défaut lorsque celui-ci n’est pas configuré. Cela empêchait également le partage de documents par email depuis la GED.
Setup On-Premise
- Le setup d’Open Bee Portal a été amélioré pour afficher le nom del’entreprise dans les paramètres Windows.
- Lors de la mise à jour d’Open Bee Portal, il est désormais possible de conserver les modifications apportées au fichier de configuration MySQL (my.ini). Un « prompt » demande à l’utilisateur s’il souhaite garder ou écraser ce fichier, garantissant que les paramétrages spécifiques aux clients en On-Premise ne sont pas perdus.
Sécurité
- Mise à jour Apache vers la version 2.4.66
- Prise en compte des remarques du dernier test de vulnérabilités.
Webservices
- GET /ws/v2/search : Suite à une modification introduite en version 7.3.0, le champ size n’était plus retourné par le web service. Ce champ est désormais réintégré dans la réponse, permettant de retrouver la taille des documents dans les résultats de recherche.
- GET /ws/v2/search et /advancedSearch/ws/advanced-search : Un dysfonctionnement empêchait l’utilisation des filtres de recherche avec date et heure sur les dates de création et de modification via les API. Les requêtes incluant une heure ne renvoyaient aucun résultat.
Traitement de nuit
- Corrections de plusieurs erreurs d’exécution ainsi que des erreurs de dépassement de mémoire dans les traitements de nuit.
v7.3.0
Connexion
- Un dysfonctionnement survenait lorsque la page de démarrage configurée pour un utilisateur ne faisait pas partie de ses droits d’accès. Désormais, dans ce cas, l’utilisateur est automatiquement redirigé vers le Dashboard ou l’arborescence des documents.
- Dans la fenêtre listant les appareils connectés, l’heure de connexion affichée était incorrecte car le fuseau horaire de la plateforme n’était pas pris en compte.
Dashboard
- Le widget de dépôt prend désormais en compte la limite de documents pouvant être ajoutés simultanément dans la zone de classement. Un message d’avertissement s’affiche si l’utilisateur tente de déposer plus de 500 documents à la fois.
Documents
- Après modification du nombre d’items par page, la valeur personnalisée n’était pas conservée lors du retour au dossier parent via le fil d’Ariane et revenait à 25.
- Un bug lors de la création d’un dossier pouvait entraîner sa création dans le mauvais sous-dossier, un niveau trop haut dans l’arborescence.
- Le déplacement d’un document vers un dossier souscrit par des utilisateurs ne déclenchait pas la notification de souscription. Ce comportement est désormais corrigé : les utilisateurs abonnés reçoivent correctement la notification et l’e-mail associé selon leur fréquence.
- Sur des instances contenant un très grand nombre de documents et de versions, l’accès à la rubrique « Tous mes documents » pouvait échouer, empêchant l’affichage du contenu d’un dossier. Le problème est désormais corrigé, améliorant la gestion des requêtes sur de gros volumes.
- Lorsque le visualisateur Office en ligne est activé, les documents Microsoft Office (DOCX, etc.) n’étaient pas convertis en PDF si la configuration OCS l’imposait.
Nouvelle zone de classement
- Après modification de la règle de classement sur un document PNG, la prévisualisation peut ne plus s’afficher après actualisation de la page dans une application Essential.
- Dans la nouvelle zone de classement, la métadonnée “Utilisateurs et groupes” ne liste désormais que les utilisateurs actifs, afin d’aligner ce comportement sur celui de l’ancienne interface.
- Un dysfonctionnement empêchait la réalisation du zoning sur certains documents lorsque l’instance On-Premise était exposée sur le web, en raison d’un chevauchement entre le mécanisme utilisé par le On-Premise et le cloud. Ce problème ne survenait pas sur les instances non exposées.
- Lors du classement d’un document avec des métadonnées déjà utilisées précédemment, une nouvelle version est créée, mais le nom du document correspondait au nom du fichier PDF au lieu de celui défini par la règle de classement. Ce cas n’était pas encore traité dans la nouvelle zone de classement.
- Lorsqu’une boîte de messagerie personnalisée est utilisée pour l’envoi d’e-mails et que celle-ci n’est pas valide, l’ajout d’un document dans la zone de classement échouait si la fréquence de notification de l’utilisateur était immédiate. Ce problème est désormais corrigé : le document peut être classé même si l’envoi de la notification échoue, et un incident est affiché à l’administrateur lorsque la configuration est invalide.
- Un tooltip a été ajouté au survol des valeurs pour permettre de visualiser la valeur complète lorsque celle-ci est tronquée, notamment après le zoning ou en saisie manuelle.
Partage de document
- Il n’était pas possible de partager un document avec un utilisateur désactivé. Désormais, ce type d’utilisateur reçoit un e-mail de partage de la même manière qu’un utilisateur ne disposant pas de compte sur la plateforme.
- La fenêtre de partage d’un document pouvait être lente à s’afficher sur des plateformes comportant de nombreux utilisateurs. Un nouveau mécanisme a été mis en place pour simplifier l’affichage au-delà d’un certain nombre d’utilisateurs, ce qui améliore significativement la fluidité du chargement.
- Lors des mises à jour, les clients exceptionnellement autorisés à partager des documents de plus de 2 Mo conservent désormais leur configuration, sans perte des modifications.
- Un espace au début d’une adresse e-mail empêchait le partage automatique d’un document, car la validation de l’e-mail échouait. La fonction de validation a été mise à jour pour ignorer les espaces en début et fin de valeur en cas d’erreur de saisie, garantissant ainsi que tous les e-mails sont correctement pris en compte.
Utilisateurs
- Il n’était pas possible d’ajouter au groupe des utilisateurs en consultation un utilisateur dont le type initial était différent et qui avait ensuite été converti en utilisateur consultation.
LDAP/Azure AD
- L’import d’un utilisateur LDAP pouvait échouer lorsqu’il appartenait à un grand nombre de groupes dans l’Active Directory. La récupération récursive des groupes pouvait dépasser le temps limite côté serveur, entraînant un timeout.
- Une erreur empêchait la désactivation des utilisateurs désactivés dans Azure AD lors de la synchronisation quotidienne avec Open Bee Portal.
Liaisons
- Un dysfonctionnement affectait les liaisons automatiques : après leur création, celles-ci pouvaient apparaître vides alors que toutes les métadonnées avaient été correctement renseignées. L’incident était dû à la présence de guillemets dans le nom d’une métadonnée, ce qui empêchait le système d’interpréter correctement les informations lors de la création de la liaison.
Workflow
- Dans l’environnement cloud, l’option “Déposer le fichier sur le serveur” est désormais masquée dans les options avancées d’export, tout en restant disponible pour les instances OnPremise.
- Le nom du workflow à supprimer est désormais affiché dans la popup de confirmation, afin de clarifier quelle action sera effectuée et éviter toute suppression accidentelle.
Tâches
- Sur les instances On-Premise, les dates affichées dans l’export CSV depuis les tâches à traiter ou les tâches suivies sont désormais correctement affichées au format dd/mm/yyyy lorsque la langue de l’utilisateur est définie sur Français, au lieu du format américain mm/dd/yyyy précédemment utilisé.
- L’affichage de l’interface des tâches à traiter pouvait être lent pour les utilisateurs ayant de nombreuses tâches et plusieurs workflows. Une optimisation des requêtes a été réalisée pour améliorer les performances lors de l’utilisation des filtres rapides dans le workflow.
Formulaires
- L’autoremplissage d’une métadonnée trigger ne fonctionnait pas lorsque le mode performance était activé sur la métadonnée déclencheur. Le problème est désormais corrigé, et l’autoremplissage fonctionne correctement même avec le mode performance activé.
- Un problème ajoutait des espaces excessifs lors du remplacement de contenu dans un paragraphe d’un template Word, ce qui déformait la mise en page du document généré.
- Une erreur se produisait lors de la complétion d’un formulaire contenant un champ calculé lorsque la valeur de la métadonnée déclenchant le calcul était vide ou nulle.
Requêtes SQL
- Les requêtes SQL personnalisées, notamment celles basées sur un fichier Excel utilisé comme source de données, pouvaient retourner des valeurs null lorsqu’une cellule était vide, entraînant un dysfonctionnement lors de l’affichage de la liste. Le traitement a été corrigé pour éliminer les valeurs null des résultats.